Af Vibeke Juul
I Horsens Kommune drejer det sig om ca. 70.000 fakturaer på max. 2000 kr.
Da det tager ca. 5 minutter at kontere, bogføre og betale én faktura, har kommunen således store forventninger til både at spare tid og penge på det nye system. Ressourcer som kan frigives til kerneopgaverne.
- Vi modtager ca. 200.000 fakturaer hver år. Nogle af dem bliver automatisk bogført i de forskellige fagsystemer og kræver ikke yderligere håndtering. Det samme gælder for de abonnementsbaserede fakturaer som internet- og telefonregninger. Men den store restmængde håber vi nu også på at få udviklet en effektiv automatik omkring, siger Niels Ravn, der er regnskabschef i Horsens Kommune.
Han understreger, at der er stort fokus på at skabe et sikkert system. Når en faktura ryger til bogføring, skal den opfylde regler om beløbsgrænse samt leverandør- og konteringshistorik. Er der rødt lys på bare ét trin i processen, vil fakturaen automatisk blive sendt til manuel behandling.
- Den nye teknologi vil også give håndteringen et kvalitetsløft. Samtidig er der taget forholdsregler til imødegåelse af eventuel svig. Vi godkender, hvilke virksomheder der er omfattet af KMD LetBetaling, og modtager vi en faktura fra en ukendt leverandør, bliver den altid håndteret manuelt, siger Niels Ravn.
Horsens Kommunes teknologiske øjne hviler ikke kun på bogføringsprocessen. Der er allerede indført digitale betalinger i kommunens skoleboder, og for øjeblikket arbejdes der på at gøre blandet andet opkrævning af ejendomsskatter mere smidige ved hjælp af sms-beskeder.
